PROCEDIMIENTO PARA EL PAGO DE FONDO ROTATIVO ESPECÍFICO

SECCIÓN  FINANCIERA

DIRECCIÓN  DEPARTAMENTAL  DE  EDUCACIÓN DE  SANTA  ROSA

PROCEDIMIENTO  PARA  EL  PAGO  DE  FONDO  ROTATIVO  ESPECÍFICO

ESCUELAS QUE NO CUENTAN  CON  JUNTA  ESCOLAR

SOBRE LA EMISIÒN DE FACTURAS.

1.              Las facturas deben estar debidamente autorizadas por la Superintendencia de Administración Tributaria SAT.

2.              Las facturas deben venir emitidas a nombre de la Dirección Departamental de Educación de Santa Rosa, NIT  1185494-4.

3.              Debe listarse en las facturas los diferentes artículos y no colocar por consumo.

4.              En la factura debe coincidir la suma de los artículos con el total consignado.

5.              Las facturas deben venir firmadas y selladas en el reverso por parte del Director del establecimiento.

6.              Si se tratara de facturas cambiarias deben traer adjunto el recibo de caja.

7.              Las facturas no deben contener borrones, tachones o alteraciones, deben traer consignado el valor en números y letras y el sello de cancelado.

8.              Debe elaborarse factura por separado para valija didáctica, útiles escolares y alimentación.

9.              Las facturas deben llevar la anotación de CANCELADO.

10.          En las facturas debe consignarse la cantidad en números y letras.

11.          Las facturas debe traer consignado el régimen del Impuesto Sobre la Renta.

SOBRE LA EMISIÒN Y ENTREGA DE CHEQUES.

12.          Los cheques se emitirán a nombre de la empresa proveedora de los útiles e insumos.

13.          Los cheques llevarán impresa la anotación NO NEGOCIABLE.

14.          En ningún caso se emitirán cheques a nombre del Director del Establecimiento Educativo.

15.          Los cheques serán entregados en el momento de la presentación de la liquidación de los fondos.

SOBRE LA ELABORACIÒN DE LAS PLANILLAS DE LIQUIDACIÒN.

16.          Debe llenarse la planilla de liquidación por programa de apoyo adjuntándola al pago de útiles escolares, valija didáctica, alimentación escolar.

17.          Las planillas de alimentación, valija didáctica y útiles escolares, deben tener el visto bueno de Supervisor o CTA., del respectivo municipio.

18.          Los Directores deben llenar con letra de molde y tinta negra las planillas correspondientes de liquidación debidamente firmadas y selladas.

19.          Se solicita que todos los documentos requeridos para presentar la respectiva liquidación sean trabajados en hojas tamaño carta y en original.

20.          La Sección Financiera,  por medio de la Licda. Claudia Farfán –Encargada del Fondo Rotativo Específico--, proporcionará copia de los formatos de las planillas de liquidación en forma impresa o electrónica.

REGISTROS LEGALES Y AUXILIARES.

21.          Se debe llenar el formulario de solicitud de gastos de conformidad con lo que establece la Ley Orgánica del Presupuesto.

22.          Los útiles e insumos adquiridos deben ingresarse al libro de almacén del establecimiento educativo.  Este libro debe estar autorizado previamente por la Sección Administrativa de la instituciòn.

23.          Para recibir el aporte del Fondo Rotativo, cada Director deberá presentar:

·         Planilla de entrega de valija didáctica

·         Planilla de entrega de útiles escolares

·         Planilla de entrega de alimentación escolar.

·         Planilla por programa de apoyo.

·         Factura contable

·         Formulario de Solicitud de gastos.

24.          Se suscribirá acta para dejar constancia de la actividad realizada, la cual debe ser firmada por todos los directores, maestros y personal de la Dirección Departamental que participen.

INFORMACIÒN COMPLEMENTARIA.

25.          Deben presentar fotocopia de la liquidación para firma de recibido.

26.          El último día para efectuar pagos de útiles escolares y valija didáctica será el 31 de marzo 2012.

27.          Los útiles e insumos que se adquieran deben coincidir con la naturaleza del negocio.

28.          Por casos de fuerza mayor, la liquidación de los fondos puede ser presentada por otra persona, pero debe hacerse acompañar por una carta poder firmada y sellada por el Director del Establecimiento Educativo, justificando su ausencia.

29.          Los señores Directores deben sacar fotocopia a las liquidaciones que presenten a la Sección Financiera, ya que posteriormente no será posible prestar los documentos para reproducirlos.

30.          Se otorgará un primer desembolso de alimentación equivalente a 33 días, según

Instrucciones verbales recibidas del Despacho de esta instituciòn.  Para la valija didáctica  y útiles escolares  se atenderán en un solo desembolso.

31.          En caso de dudas o algún aspecto no contemplado en el presente instructivo, serán atendidas por la Licda.  Claudia Farfán, asistente de la Sección Financiera.

NORMATIVO PARA EL PAGO DEL FONDO DE GRATUIDAD 2012

NORMATIVO PARA EL PAGO DEL FONDO DE GRATUIDAD 2012

1.      Se entregará un primer aporte correspondiente al 50% del Fondo de Gratuidad para cada uno de los establecimientos educativos.

2.      El monto correspondiente para la generación de los pagos son establecidos por el Departamento de Fortalecimiento a la Comunidad, con base a la Estadística Educativa Inicial 2011 actualizada por la Sección de Planificación.

3.      Las nóminas serán trasladadas a Supervisiones Educativas y Coordinaciones Técnico Administrativas, según corresponda.

4.      El Acuerdo Ministerial No. 73-2011 fija una asignación anual para cada alumno inscrito del nivel preprimaria y primaria de cuarenta quetzales exactos (Q.40.00) y del nivel medio, cien quetzales (Q.100.00) por alumno inscrito.

5.      Los pagos se harán mediante cheque nominativo a nombre del proveedor única y exclusivamente, son NO NEGOCIABLES.

6.      Cada director deberá entregar, según el calendario que se dará a conocer, las facturas contables que cumplan con los requerimientos mínimos y en ese momento recibirá los cheques correspondientes.

7.      Las facturas deberán ser contables, no presentar correcciones, manchones o tachones; uso de corrector, etc. y deberán contener lo siguiente:  NIT del proveedor; Nombre del Proveedor; el régimen tributario en el que se encuentra inscrito el proveedor;  lugar y fecha; el detalle de los bienes adquiridos; la cantidad en números y letras; sello o anotación de “CANCELADO”;.  Si son facturas cambiarias deberán estar acompañadas por el recibo de caja correspondiente.

8.      De preferencia deberá presentarse una factura por renglón presupuestario.

9.      Para recibir el aporte de Gratuidad, cada director deberá presentar:

·   Formulario de Liquidación, según formato adjunto, debidamente completado, en original y copia.

·         Facturas contables con los requerimientos mínimos

·         Solicitud de Gasto, según formato adjunto

·   Nota firmada y sellada por Supervisor Educativo o CTA, según corresponda donde se haga constar que son directores del establecimiento.

10.   Los datos de facturación son los siguientes:

· Nombre:         Dirección Departamental de Educación de Santa Rosa

· NIT:                 1185494-4

· Dirección:       Cuilapa

11.   Las facturas deberán estar firmadas y selladas en la parte de atrás por el Director del establecimiento.

12.   Los directores de los centros educativos deberán tener muy en cuenta el Artículo 80 de la Ley de Compras y Contrataciones del Estado de Guatemala, que indica que no pueden cotizar, licitar o ser proveedores los funcionarios públicos y sus parientes legales.

13.   El horario de recepción de facturas y emisión de cheques será de 08:00 a 15:00 horas, según la calendarización de fechas que se dará a conocer posteriormente.

14.   Las inconsistencias que se presenten serán analizadas y resueltas en su momento por el personal de la Sección Financiera de la DIDEDUC Santa Rosa.

15.   Los formatos a utilizar, así como este instructivo pueden encontrarlos en la siguiente dirección: http://seccionfinancierasantarosa.blogspot.com/

ACUERDO GUBERNATIVO 226-2008, DE FECHA 12 DE SEPTIEMBRE DE 2008.

Artículo 1. La prestación del servicio público de educación es gratuito, por lo que el ingreso, inscripción y permanencia en los centros educativos oficiales de preprimaria, primaria y media, no están sujetas, condicionadas ni relacionadas con ningún pago obligatorio ni voluntario.

En consecuencia, es prohibido que el personal docente, administrativo o técnico-administrativo del Ministerio de educación requiera, solicite, acepte, sugiera, autorice o reciba cualquier pago o contribución de los estudiantes o sus padres o encargados, con excepción de las cuotas de operación escuela.

Artículo 2. Quedan prohibidos en los centros educativos públicos de los niveles de preprimaria, primaria y media, el cobro y la venta de uniformes, libros de texto y materiales diversos, así como la obligatoriedad de comprar dichos insumos en determinados establecimientos.

Articulo 3. Ningún estudiante será afectado en sus calificaciones parciales o totales o en su ingreso a clases por no comprar útiles, no portar uniformes o no contribuir en actividades que demanden recursos económicos.

Artículo 4. Lo dispuesto en los artículos anteriores no impide las contribuciones, aportes o donaciones que se  reciban de terceros siempre que las mismas no provengan de las familias de los alumnos de los centros educativos públicos.

Tampoco es óbice para los ingresos derivados de los rubros que contempla el articulo 89 de la ley de Educación Nacional, Decreto número 12-91 del Congreso de la República de Guatemala.

El Acuerdo Gubernativo número 399 del 7 de diciembre de 1968 se aplicará a los casos a que se refiere este artículo.

Artículo 5. El uso de uniformes por los alumnos  de los centros educativos públicos es solamente de carácter voluntario.

Artículo 6. El presente Acuerdo Gubernativo empieza a regir un día después de su publicación en el Diario de Centro América.