PROCEDIMIENTO PARA EL PAGO DE FONDO ROTATIVO ESPECÍFICO

SECCIÓN  FINANCIERA

DIRECCIÓN  DEPARTAMENTAL  DE  EDUCACIÓN DE  SANTA  ROSA

PROCEDIMIENTO  PARA  EL  PAGO  DE  FONDO  ROTATIVO  ESPECÍFICO

ESCUELAS QUE NO CUENTAN  CON  JUNTA  ESCOLAR

SOBRE LA EMISIÒN DE FACTURAS.

1.              Las facturas deben estar debidamente autorizadas por la Superintendencia de Administración Tributaria SAT.

2.              Las facturas deben venir emitidas a nombre de la Dirección Departamental de Educación de Santa Rosa, NIT  1185494-4.

3.              Debe listarse en las facturas los diferentes artículos y no colocar por consumo.

4.              En la factura debe coincidir la suma de los artículos con el total consignado.

5.              Las facturas deben venir firmadas y selladas en el reverso por parte del Director del establecimiento.

6.              Si se tratara de facturas cambiarias deben traer adjunto el recibo de caja.

7.              Las facturas no deben contener borrones, tachones o alteraciones, deben traer consignado el valor en números y letras y el sello de cancelado.

8.              Debe elaborarse factura por separado para valija didáctica, útiles escolares y alimentación.

9.              Las facturas deben llevar la anotación de CANCELADO.

10.          En las facturas debe consignarse la cantidad en números y letras.

11.          Las facturas debe traer consignado el régimen del Impuesto Sobre la Renta.

SOBRE LA EMISIÒN Y ENTREGA DE CHEQUES.

12.          Los cheques se emitirán a nombre de la empresa proveedora de los útiles e insumos.

13.          Los cheques llevarán impresa la anotación NO NEGOCIABLE.

14.          En ningún caso se emitirán cheques a nombre del Director del Establecimiento Educativo.

15.          Los cheques serán entregados en el momento de la presentación de la liquidación de los fondos.

SOBRE LA ELABORACIÒN DE LAS PLANILLAS DE LIQUIDACIÒN.

16.          Debe llenarse la planilla de liquidación por programa de apoyo adjuntándola al pago de útiles escolares, valija didáctica, alimentación escolar.

17.          Las planillas de alimentación, valija didáctica y útiles escolares, deben tener el visto bueno de Supervisor o CTA., del respectivo municipio.

18.          Los Directores deben llenar con letra de molde y tinta negra las planillas correspondientes de liquidación debidamente firmadas y selladas.

19.          Se solicita que todos los documentos requeridos para presentar la respectiva liquidación sean trabajados en hojas tamaño carta y en original.

20.          La Sección Financiera,  por medio de la Licda. Claudia Farfán –Encargada del Fondo Rotativo Específico--, proporcionará copia de los formatos de las planillas de liquidación en forma impresa o electrónica.

REGISTROS LEGALES Y AUXILIARES.

21.          Se debe llenar el formulario de solicitud de gastos de conformidad con lo que establece la Ley Orgánica del Presupuesto.

22.          Los útiles e insumos adquiridos deben ingresarse al libro de almacén del establecimiento educativo.  Este libro debe estar autorizado previamente por la Sección Administrativa de la instituciòn.

23.          Para recibir el aporte del Fondo Rotativo, cada Director deberá presentar:

·         Planilla de entrega de valija didáctica

·         Planilla de entrega de útiles escolares

·         Planilla de entrega de alimentación escolar.

·         Planilla por programa de apoyo.

·         Factura contable

·         Formulario de Solicitud de gastos.

24.          Se suscribirá acta para dejar constancia de la actividad realizada, la cual debe ser firmada por todos los directores, maestros y personal de la Dirección Departamental que participen.

INFORMACIÒN COMPLEMENTARIA.

25.          Deben presentar fotocopia de la liquidación para firma de recibido.

26.          El último día para efectuar pagos de útiles escolares y valija didáctica será el 31 de marzo 2012.

27.          Los útiles e insumos que se adquieran deben coincidir con la naturaleza del negocio.

28.          Por casos de fuerza mayor, la liquidación de los fondos puede ser presentada por otra persona, pero debe hacerse acompañar por una carta poder firmada y sellada por el Director del Establecimiento Educativo, justificando su ausencia.

29.          Los señores Directores deben sacar fotocopia a las liquidaciones que presenten a la Sección Financiera, ya que posteriormente no será posible prestar los documentos para reproducirlos.

30.          Se otorgará un primer desembolso de alimentación equivalente a 33 días, según

Instrucciones verbales recibidas del Despacho de esta instituciòn.  Para la valija didáctica  y útiles escolares  se atenderán en un solo desembolso.

31.          En caso de dudas o algún aspecto no contemplado en el presente instructivo, serán atendidas por la Licda.  Claudia Farfán, asistente de la Sección Financiera.